Pourquoi un archivage spécifique pour documents signés ?
Un PDF signé contient :
- Le contenu du document
- La signature cryptographique
- Le certificat du signataire (qui expire dans 5 ans)
- L'horodatage de signature
Problème : quand le certificat expire, comment vérifier que la signature était valide à l'époque ? Sans archivage probant, vous risquez d'avoir une signature « expirée » 5 ans plus tard.
⚠ Une simple sauvegarde sur disque ne suffit pas. Elle préserve le fichier mais pas la vérifiabilité juridique de la signature.
La solution : archivage probant NF Z42-013
L'archivage probant NF Z42-013 garantit que votre document signé reste vérifiable et opposable juridiquement sur toute la durée légale, grâce à 4 mécanismes :
- Empreinte SHA-256 du document à l'ingestion
- Horodatage qualifié automatique
- Re-horodatage périodique (LTA) avant expiration des certificats
- Stockage redondant sur 2+ datacenters
Procédure d'archivage avec Universign
Étape 1 — Activation du coffre Universign + paramétrage des durées de conservation par type de document.
Étape 2 — Versement automatique : à chaque signature complétée, le PDF + journal de preuves part automatiquement vers le coffre archive.
Étape 3 — Vérification d'intégrité à intervalles réguliers (tous les 3 mois). Alerte en cas d'anomalie détectée.
Étape 4 — Re-horodatage LTA automatique avant expiration des certificats (typiquement tous les 5 ans).
Étape 5 — Restitution à la demande : à tout moment, vous pouvez télécharger le document + son journal de preuves opposable.
Durées légales de conservation
| Type de document | Durée minimum |
|---|---|
| Factures commerciales | 10 ans |
| Contrats commerciaux | 5-30 ans selon nature |
| Bulletins de paie | 5-50 ans selon profil |
| Comptes annuels | 10 ans |
| Actes notariés | 75 ans à perpétuité |
| Marchés publics | 10 ans |
| Dossiers patients | 20 ans après dernière consultation |
Restitution d'un document archivé
Quand vous récupérez un document de votre archive, vous obtenez un bundle complet :
- Le PDF original signé
- Le journal d'audit (qui a fait quoi, quand)
- Les jetons d'horodatage successifs (LTA)
- Les certificats utilisés (chaîne complète)
- Un rapport de vérification d'intégrité
Ce bundle est opposable au tribunal et accepté par toutes les juridictions française et UE.
Combien ça coûte ?
L'archivage probant Universign est facturé au volume stocké :
- ~10 € HT par document/an pour petit volume (1-100 docs/mois)
- ~3-5 € HT par document/an pour volume moyen (100-1000 docs/mois)
- Tarif négocié pour très gros volumes (10K+ docs/mois)
Souvent inclus dans les abonnements signature à partir d'un certain volume.
💡 Bonne pratique : Pour les documents à très long terme (75+ ans, type acte notarié), assurez-vous que votre prestataire d'archivage a un plan de continuité (que faire si votre prestataire change de stratégie demain ?).